Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, thông qua kết nối giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được rà soát, đối chiếu, chia sẻ, đồng bộ, cập nhật. Sau khi hoàn thành số hóa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được hoàn thiện, đi vào vận hành thống nhất, bên cạnh việc chia sẻ, cập nhật thông tin cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, sẽ cung cấp dữ liệu cho cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tra cứu, khai thác, góp phần giảm tải quy trình tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc khai thác dữ liệu hộ tịch cá nhân và thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.
(Đồng chí Bùi Xuân Vinh, Phó Chủ tịch HĐND phường kiểm tra việc cập nhật dữ liệu)
Thực hiện Kế hoạch số 186/KH-UBND ngày 26/11/2024 của UBND tỉnh Thái Bình, Công văn số 2791/UBND-TP ngày 27/11/2024 của UBND thành phố Thái Bình về mở đợt cao điểm hoàn thành số hoá dữ liệu hộ tịch, UBND phường Bồ Xuyên đã ban hành kế hoạch triển khai thực hiện số hoá dữ liệu hộ tịch trên địa bàn phường, đồng thời thành lập tổ công tác thực hiện số hoá (gọi tắt là Tổ công tác 158) do đồng chí Nguyễn Thị Mai - Phó Chủ tịch UBND phường làm tổ trưởng, mời đồng chí Bùi Xuân Vinh - Phó Chủ tịch HĐND phường chỉ đạo trực tiếp hoạt động của tổ. Ngoài thành phần là cán bộ, công chức UBND, cán bộ, chiến sỹ Công an phường, UBND phường đã trưng dụng 10 giáo viên của các trường Mầm non, Tiểu học Lý Tự Trọng, Trung học cơ sở Minh Thành và một số sinh viên trên địa bàn tham gia tổ công tác.
(Các thành viên Tổ công tác được trưng dụng cập nhật dữ liệu)
UBND phường cử Công chức Tư pháp, Chiến sỹ Công an phường tham gia lớp tập huấn về số hóa dữ liệu hộ tịch do Sở Tư pháp tổ chức để tiếp thu chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan chuyên môn, tiến hành phổ biến, hướng dẫn quy trình thực hiện đợt cao điểm số hóa về hộ tịch tới các thành viên tổ công tác; giao trách nhiệm tổ chức sắp xếp, phân loại sổ hộ tịch, loại việc hộ tịch cần số hóa để các thành viên tổ công tác tiến hành thực hiện các bước scan sổ hộ tịch, rà soát, chỉnh sửa dữ liệu hộ tịch trên phần mềm 158 theo nguyên tắc tôn trọng và lấy thông tin trong sổ hộ tịch làm căn cứ gốc khi thực hiện số hóa, thực hiện nguyên tắc bảo mật thông tin hộ tịch của công dân theo quy định; yêu cầu các thành viên cẩn thận trong các bước thực hiện, đảm bảo làm đến đâu chắc đến đó, các bản scan phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, rõ nét đủ trang, đủ thông tin trang sổ cần số hóa và được đính kèm đúng với dữ liệu hộ tịch tương ứng trên phần mềm 158.
(Các thành viên Tổ công tác được trưng dụng cập nhật dữ liệu)
Quá trình thực hiện, lãnh đạo UBND phường luôn theo dõi, động viên và có những chỉ đạo kịp thời, giao trách nhiệm cho Tổ công tác đặt quyết tâm phấn đấu đến ngày 20/12/2024 sẽ hoàn thành toàn bộ công viêc, sớm hơn 8 ngày so với thời gian do Thành phố đề ra.
Tổng dữ liệu cần phải số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn phường là trên 9.600 hồ sơ. Đến ngày 16/12/2024, đã hoàn thành số hoá được 7.457 hồ sơ, đạt tỷ lệ 77,01%.
Trong những ngày tới, UBND phường tiếp tục chỉ đạo Tổ công tác tập trung nhân lực, khắc phục khó khăn, triển khai các giải pháp để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành việc số hóa sổ hộ tịch với số liệu đầy đủ, rõ ràng, thống nhất và đảm bảo theo đúng kế hoạch đề ra.
PHIẾU KHẢO SÁT